Offentligt ansatte på FTF-området bruger gennemsnitligt en time hver dag på at dokumentere deres arbejde – til sammen 60 mio. timer om året. Det viser flere undersøgelser fra FTF. Dokumentationen kan fx være de elevplaner, som lærere skal udarbejde hvert halve år, sygeplejerskens patientjournaler, ergoterapeutens rapport om besøget hjemme hos borgeren eller socialrådgiveren, der skal skrive jobplaner for de ledige.
Nogle ansatte oplever dokumentationen som en støtte, der forbedrer servicen for borgerne, letter arbejdsgangene og udvikler fagligheden. Andre ansatte oplever det modsat; for dem stjæler papirarbejdet tid fra borgerne og virker som demotiverende kontrol. Hvordan dokumentationsarbejdet virker i hverdagen, afhænger i høj grad af, om de ansatte bliver inddraget i, hvordan de skal dokumentere. Det viser en undersøgelse fra FTF, hovedorganisation for 450.000 offentligt og privat ansatte.
Hvis offentligt ansatte tages med på råd om udformningen af de dokumentationskrav, som de hver dag bruger mange timer på, bliver serviceniveauet højnet og fagligheden bliver forbedret. Det siger de ansatte selv i FTF’s undersøgelse foretaget blandt ca. 2.500 offentligt ansatte FTF-medlemmer.
Tre ud af fire offentligt ansatte, som selv er med til at vælge alle dokumentationsmetoder, mener at papirarbejdet bidrager til at gøre servicen for borgerne bedre og samtidig udvikler fagligheden. Den opfattelse deles samtidig kun af hver tredje af de ansatte, der ikke på nogen måde har været involveret i at vælge metoden.

FTF: Vejen frem at inddrage medarbejderne
Formand for FTF, Bente Sorgenfrey, understreger, at der i dag bliver brugt alt for meget tid på overflødig kontrol og dokumentation på arbejdspladserne i den offentlige sektor. FTF’s beregninger viser, at hvis man fjerner en fjerdedel af dokumentationsarbejdet alene for de offentligt ansatte FTF’ere, får man frigjort 15 mio. timer til en værdi af ca. 2,65 mia. kr. – timer, der kan bruges på kerneydelsen til borgerne. Og her er endda kun tale om en del af gevinsten, da FTF’erne udgør ca. en tredjedel af samtlige offentligt ansatte.
”Men vi skal selvfølgelig ikke afskaffe al styring og dokumentation – det er bare vigtigt, at den er meningsfuld. FTF’s undersøgelse bekræfter endnu engang, at det er vejen frem at inddrage medarbejderne i styring og dokumentation. Det er også derfor, at de syv principper om samarbejde om modernisering, som vi aftalte med regeringen i sommer, er et vigtigt første skridt i tillidsreformen”, siger Bente Sorgenfrey.
I dag mødes parterne bag aftalen igen og ventes at indgå en aftale om et Center for Offentlig Innovation, som skal indsamle og sprede viden om innovationsprojekter på kryds og tværs i den offentlige sektor.
Også gode erfaringer med meningsfuld og effektiv dokumentation vil kunne blive udbredt via centeret, forudser Bente Sorgenfrey.

Ansatte løbende inddraget
Anette Nim, ergoterapeut og koordinator i hjælpemiddelformidlingen i Hedensted Kommune, er én af de ansatte, der oplever at blive inddraget i hvordan dokumentationen skal foregå. Hun arbejder sammen med 12 andre kolleger i en tværfaglig enhed, der formidler hjælpemidler som fx rollatorer og kørestole til borgere i kommunen.  Dokumentation er helt grundlæggende: hvert besøg ude hos en borger, der har søgt om et hjælpemiddel, skal dokumenteres. Men de ansatte bliver løbende inddraget i, hvordan der skal dokumenteres, og det giver ifølge Anette Nim god mening.
”Vi har løbende diskussioner om, hvad der skal dokumenteres, og hvad formålet er med det. Vi registrerer det, der giver god mening for os selv, bl.a. så vi let kan gå ind og overtage hinandens arbejde. Den juridiske del af dokumentationen gør vi en del mindre ud af. Vi kunne godt vælge en mere omfattende dokumentation – hvor man sikrer sig i forhold til, at alle borgere principielt kan tænkes at klage. Men det er mindre vigtigt, synes vi. Det vigtige er, at arbejdet glider; det giver bedre service til borgerne”, siger Anette Nim.
Letter arbejdet for kollegerne
Jette Kürstein, leder for de ti sundhedsplejersker i sundhedstjenesten, Halsnæs Kommune, oplever også det giver bonus at inddrage medarbejderne i at udforme dokumentationskravene. Alle sundhedsplejersker skal ifølge loven skrive journal efter familiebesøg, men der er frie rammer for, hvordan man vil sikre sig de forskellige oplysninger om en familiens sundhed, sociale forhold osv. I Halsnæs Kommune bliver hele gruppen af sundhedsplejersker løbende involveret i at udarbejde og revidere spørgeguide og standarder for journalskrivning.
Involveringen af medarbejderne har øget brugsværdien af dokumentationen, mener Jette Kürstein.
”Vi har fået nogle journaler, som er lette at bruge sundhedsplejerskerne imellem, og det letter arbejdsgangene. Desuden kan mange af oplysningerne bruges til målrettede indsatser overfor særlige grupper, fx børn udsat for rygning, unge mødre, udsatte familier”, siger Jette Kürstein.
Elever får højere karakterer
Fra sin forskning genkender professor Lotte Bøgh Andersen billedet af gevinsten ved at inddrage medarbejderne. Hun er tilknyttet Institut for Statskundskab ved Aarhus Universitet og KORA (Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning).
Lotte Bøgh Andersen har bl.a. undersøgt Folkeskolens tidligere så udskældte elevplaner, og er kommet frem til en klar sammenhæng: På skoler, hvor elevplanerne er blevet implementeret i dialog mellem lærere og ledelse, og hvor lærerne opfatter planerne som understøttende for deres arbejde, er lærerne mere motiverede end på skoler, hvor lærerne opfatter elevplanerne som en kontrolforanstaltning, som ledelsen har hældt ned over hovedet på dem. Forskningen viser samtidig, at eleverne får højere karakterer ved afgangseksamen, når læreren i det pågældende fag har høj grad af motivation.

”Inddragelse virker motiverende på grund af nogle helt grundlæggende behov, vi alle har. Eksempelvis har vi et basalt behov for selv at styre vores handlinger. Og vi har behov for at føle at vi er kompetente – dvs. at vi både selv føler, at vi kan klare opgaven, og at andre synes, vi kan. Disse behov bliver opfyldt, når man bliver inddraget, og det får man i sidste ende en motiveret medarbejder ud af”, siger Lotte Bøgh Andersen.
Undersøgelsen af elevplanerne er en del af en stor samlet undersøgelse af forskellige faggrupper i den offentlige sektor i samarbejde mellem Aarhus Universitet, Københavns Universitet, CBS og KORA under titlen ”Motivation og værdier i den offentlige sektor”. Undersøgelsen er netop afsluttet.