Lærerplaner, journalisering og rapportskrivning. For mange offentligt ansatte er hverdagen fyldt med papirarbejde. Men en ny undersøgelse udarbejdet fra Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA) viser, at lederne har afgørende betydning for, om medarbejderne opfatter papirarbejdet som værdiskabende eller som unødigt bureaukrati.
Ifølge programleder Ulf Hjelmar er ledernes engagement en forudsætning for, at excel-ark og handlingsplaner ikke tager pusten fra de offentligt ansatte.
"Medarbejdernes lyst til at stå op om morgenen og tage på arbejde falder, hvis de føler, at arbejdsdagen er fyldt med unødigt bureaukrati. Men hvis lederen er god til at udfordre medarbejderne fagligt og møde dem med autonomi og selvbestemmelse, virker bureaukratiet mindre forstyrrende," siger Ulf Hjelmar.
To slags ledelse
Lederne placerer sig i to kategorier, der har vidt forskellig indflydelse på medarbejdernes opfattelse af mængden af unødigt bureaukrati. Noget-for-noget lederen motiverer sine medarbejdere med ydre belønninger som løn, et større kontor eller en prestigefuld titel. Den procesorienterede leder vægter til gengæld åbenhed, diskussion af løsninger og inspiration, fremhæver Ulf Hjelmar.
Han er dog ikke i tvivl om, hvem der scorer flest point, når det handler om at motivere sine medarbejdere til at gribe pennen eller tastaturet.
"Den åbne og procesorienterede leder mindsker oplevelsen af unødigt bureaukrati ved at præsentere papirarbejdet som værdiskabende. Et eksempel er skolelederen. I stedet for at han henviser til elevplanerne som et krav, der tager tid fra undervisningen, kan han fremhæve planerne som et værktøj i lærer- elevforholdet og forholdet til forældrene," siger Ulf Hjelmar.
Mere tillid – mindre unødigt bureaukrati
Tilliden mellem medarbejderne og ledelsen har indflydelse på, hvor meget det unødige bureaukrati fylder i medarbejdernes bevidsthed. Og Ulf Hjelmar peger på, at de nye tillidsreformer, som nogle kommuner har indført, kan motivere medarbejderne til at fokusere på faglighed i stedet for unødigt bureaukrati.
"Lederne er en del af tillidsreformen og skal forklare regler og formål, så bureaukratiet bliver integreret i det daglige arbejde. I Århus Kommune og i København Kommune, Kultur og Fritid, har lederne blandt andet været med til at udviklet en personalepolitik, der gør op med nulfejlskulturen og giver rum til faglighed og kvalitet," siger Ulf Hjelmar.
I FTF bakker personale- og administrationschef Marianne Heide op om, at lederne har et stort ansvar i forhold til medarbejdernes trivsel og følelsen af unødigt bureaukrati
"I FTF mener vi, at én af lederens væsentligste opgaver er at gøre arbejdet meningsfuldt og motiverende for medarbejderne, og det kræver gensidig tillid. Og det er glædeligt, at de samtidig kan være med til at nedbringe følelsen af unødigt bureaukrati," siger hun.