Hovedudvalget har en særlig rolle i MED-systemet. Det er det eneste udvalg, som i henhold til rammeaftalen skal være i kommunen eller regionen – den øvrige MED-struktur aftales i den lokale MED-aftale på baggrund af principperne i rammeaftalen.

Når den lokale MED-aftale er indgået, nedlægges forhandlingsorganet, og hovedudvalget har herefter ansvaret for den. Hovedudvalgets særlige opgaver er beskrevet i § 9, stk. 2 i rammeaftalen, og opgaverne kan ikke uddelegeres til andre MED- niveauer.

Hovedudvalget kan have flere opgaver end dem, der er nævnt i dette afsnit. De kan være fastlagt i den lokale MED-aftale eller besluttet i hovedudvalget.

Hovedudvalget har i henhold til rammeaftalen disse hovedfunktioner og -opgaver:

  1. At være MED-udvalg (og arbejdsmiljøudvalg) for hele kommunen eller regionen.
  2. At have ansvaret for og opgaverne med at få den lokale MED-aftale til at fungere. Hovedudvalget skal vejlede kommunens MED-udvalg om udmøntning af den lokale aftale mv., fortolke aftalte retningslinjer, fortolke den lokale MED-aftale og behandle uoverensstemmelser herom, tilpasse den lokale MED-aftale i forbindelse med ændringer af kommunens organisation og/eller ledelsesstruktur, samt indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål om både MED- rammeaftalen, den lokale MED-aftale og retningslinjer for de centrale parter.
  3. At løse en række overordnede opgaver, bl.a. med at fastlægge proceduretningslinjer, mødes med kommunens politiske ledelse om budgettet, tage stilling til MED-uddannelse i kommunen samt gennemføre strategisk planlægning af MED-arbejdet i kommunen eller regionen.

1.    Hovedudvalgets opgaver som MED-udvalg for hele kommunen eller regionen 
Hovedudvalget har de samme opgaver som alle andre MED-udvalg og personalemøder med MED-status, nemlig gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer. Hovedudvalgets område er hele kommunen. Se § 9, stk. 2 og §§ 6-8 i rammeaftalen. 

I kommuner, hvor der kun er to MED-niveauer, skal Hovedudvalget også behandle alle spørgsmål, hvor ledelseskompetencen er hos en leder på næste niveau, hvor der ikke er et MED-udvalg. Hvis der fx er forslag om at sammenlægge to institutioner eller om andre omstruktureringer på tværs af de lokale ledelseskompetencer, og der ikke er et MED-udvalg mellem de lokale udvalg og Hovedudvalget, vil informationen og drøftelsen af omstruktureringen skulle ske i hovedudvalget.

Hovedudvalget er også det øverste udvalg på arbejdsmiljøområdet for hele kommunen (rammeaftalens § 4, stk. 7). 

Hovedudvalget har også en opgave med at forhandle og indgå aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler (rammeaftalens § 9, stk. 1). Det kan fx være at fastlægge rammerne for seniorsamtaler i kommunen/regionen i henhold til Rammeaftale om seniorpolitik eller at evaluere anvendelsen af MUS-samtaler i kommunen/regionen i henhold til aftalen om kompetenceudvikling. Aftalespørgsmål, som er et anliggende for den enkelte forhandlingsberettigede organisation kan ikke forhandles i hovedudvalget. 

2.     Hovedudvalgets opgaver som ansvarlig for den lokale MED-aftale 
Hovedudvalget kan betragtes som ledelsen af MED-systemet i kommunen/regionen og det har rollen som ”øverste myndighed” for kommunens/regionens MED-system. 

Hovedudvalgets særlige opgaver er beskrevet i rammeaftalens § 9, stk. 2, og de kan ikke uddelegeres til andre MED-niveauer.

Opgaverne er at

  • vejlede kommunens/regionens MED-udvalg om udmøntning af den lokale aftale m.v., 
  • fortolke retningslinjer, der er aftalt i kommunens/regionens MED-system, 
  • fortolke den lokale MED-aftale og behandle uoverensstemmelser herom, 
  • tilpasse MED-strukturen og organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet i den lokale aftale, bl.a. i forbindelse med ændringer af kommunens/regionens organisation og/eller ledelsesstruktur, samt 
  • indbringe uoverensstemmelser og fortolkningsspørgsmål om både MED-rammeaftalen, den lokale MED-aftale og retningslinjer for de centrale parter, hvis der ikke kan opnås enighed i Hovedudvalget eller hvis en af parterne i Hovedudvalget i øvrigt finder det nødvendigt. Se også rammeaftalens § 22, stk. 2 (§ 21, stk. 2 i regionerne).

Vejledning om den lokale MED-aftale 
Hovedudvalget skal vejede MED-udvalg eller personalemøder med MED-status, hvis de spørger hovedudvalget om vejledning. Det kan fx være spørgsmål om, hvordan den lokale MED-aftale skal forstås eller om, hvordan et MED-udvalg skal sammensættes. 

Fortolkning af retningslinjer og af den lokale MED-aftale 
Hvis et MED-udvalg beder om en fortolkning af en retningslinje eller af, hvordan den lokale MED-aftale anvendes, skal hovedudvalget foretage en fortolkning. 

Hovedudvalgets kan gennem fortolkning ændre, hvordan den lokale MED-aftale udmøntes. Fortolkningen af den lokale MED-aftale skal kunne holdes inden for de rammer og principper, som kan udledes af den lokale MED-aftale og må ikke være i strid med MED-rammeaftalen.

Tilpasning af MED-strukturen 
MED-strukturen er fastlagt i den lokale MED-aftale.

Hovedudvalget kan tilpasse MED-strukturen og organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet ved ændringer af kommunens/regionens organisation eller ledelsesstruktur. I den forbindelse kan der oprettes eller nedlægges niveauer og indføres, øges eller reduceres formaliseret adgang til medindflydelse og medbestemmelse. 

Hvis der ikke ændres på kommunens/regionens organisation eller ledelsesstruktur, kan MED-strukturen alene tilpasses i ”opadgående” retning af hovedudvalget, dvs. ved at oprette niveauer og indføre eller øge en formaliseret adgang til medindflydelse og medbestemmelse samt foretage øvrige ændringer, hvor adgangen til medindflydelse og medbestemmelse holdes status quo.

Hovedudvalget kan ændre ordlyden i den lokale MED-aftale som følge af tilpasningen. 

Der skal være enighed i hovedudvalget om, at tilpasningen er inden for hovedudvalgets kompetence og om at foretage tilpasninger af MED-strukturen. Hvis der ikke er enighed, kan de centrale parter inddrages, eller der kan nedsættes et forhandlingsorgan. 

Behandling af uoverensstemmelser 
Hvis ledelsen ikke overholder sin skærpede informationsforpligtelse i henhold til Rammeaftalens § 7, stk. 4, er der særlige bestemmelser om, hvordan et sådant brud håndteres, og der har hovedudvalget også en rolle. Se afsnittet om brud på informationspligten. 

Andre uoverensstemmelser, f.eks. hvis der ikke kan opnås enighed om fortolkning af den lokale aftale eller af lokale retningslinjer, samt hvis der i øvrigt er brud på rammeaftalen eller den lokale MED-aftalekan indbringes for de centrale parter af hovedudvalget. Se rammeaftalens § 22, stk. 2 (i regionerne rammeaftalens § 21, stk. 2).

3.     Hovedudvalgets overordnede opgaver 
Hovedudvalget har desuden nogle overordnede opgaver. De kan heller ikke delegeres til andre MED-udvalg.

Procedureretningslinjer 
En procedureretningslinje er MED-systemets aftale om, hvordan og hvornår MED-systemet inddrages i drøftelserne om kommunens/regionens budget, omstillingsprocesser samt øvrige personalepolitiske forhold. Der skal som minimum være procedureretningslinjer for drøftelse af

  • Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold
  • Større rationaliserings- og omstillingsprojekter
  • Kommunens/regionens personalepolitik (fx ligestilling og kompetenceudvikling)

Det er beskrevet i Rammeaftalens § 8, stk. 3. Procedureretningslinjerne vil typisk være indgået i hovedudvalget, og det er under alle omstændigheder hovedudvalget, der har ansvaret for, at disse aftaler om procedurer er på plads og at de er ajourført. Procedureretningslinjer kan kun ændres ved enighed mellem parterne, og de kan ikke opsiges til bortfald.

Obligatoriske opgaver i andre generelle (ramme)aftaler 
Hovedudvalget har også nogle obligatoriske opgaver, som følger af rammeaftaler m.v. Det er bl.a. at aftale retningslinjer for trivselsmålinger, sygefraværssamtaler, sundhed og beskæftigelse af personer på særlige vilkår. Se Rammeaftalens § 9, stk. 3 og bilag 2 til rammeaftalen. 

Møde med den politiske ledelse om budget 
Hovedudvalget skal mødes med den politiske ledelse om budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Det vil ofte være fastlagt i procedureretningslinjen eller i den lokale MED-aftale, hvordan og hvor tit, hovedudvalget mødes med politikerne, og der er i de enkelte kommuner og regioner store forskelle på, hvordan og i hvilket omfang, det sker. Se rammeaftalens § 9, stk. 4.

Strategisk planlægning i MED 
Hovedudvalget har som det øverste MED-udvalg en række opgaver vedrørende strategisk planlægning i kommunen/regionen og i MED-systemet. De er beskrevet i rammeaftalens § 9, stk. 5-8.

Der skal således – normalt hvert andet år – være en strategisk drøftelse af hvilke indsatsområder og opgaver, der skal fokuseres på i MED-systemet, og der skal fastlægges en strategiplan. 

MED-uddannelse 
Alle medlemmer af MED-udvalg i hele kommunen/regionen (både ledelses- og medarbejderrepræsentanter) skal deltage i MED-grunduddannelsen inden for deres første funktionsår. Det er fastlagt i Protokollatet om uddannelse, som er bilag 13 til MED-rammeaftalen. 

Hvis hovedudvalget ikke beslutter andet, anvendes den MED-uddannelse, der er udviklet af de centrale parter, og som udbydes af PUF (Parternes UddannelsesFællesskab, www.puf.dk). Hvis der er enighed i hovedudvalget, kan en kommune/region udvikle og tilbyde en tilsvarende uddannelse eller anvende egne undervisere. Hvis en af parterne i hovedudvalget ikke længere mener, at der skal anvendes egne undervisere eller at kommunen/regionen skal have sin egen uddannelse, skal PUF’s uddannelse bruges. 

Hovedudvalget bør løbende følge med i, om alle deltager i uddannelsen og hvordan deltagerne evaluerer uddannelsen. Hovedudvalget bør også tage stilling til, hvem der skal undervise på uddannelsen, hvis hovedudvalget har besluttet at anvende egne undervisere. 

Hovedudvalget kan også i enighed fastlægge principper for MED-repræsentanternes anvendelse af klippekort-modulerne. Det kan fx være, at de helt eller delvist bruges til interne uddannelser i MED-systemet. 

Sammenhæng i MED-systemet 
Som ledelse af kommunens/regionens MED-system har hovedudvalget en opgave med at bidrage til, at der er sammenhæng i behandlingen af spørgsmål på de forskellige områder og niveauer i MED-systemet. Det kan fx være at bidrage til, at spørgsmål behandles på rette MED-niveau og at spørgsmål (fx om budget), som behandles på flere niveauer, bliver koordineret. Det er også væsentligt, at alle MED-udvalg er bekendt med procedureretningslinjerne samt med strategiplanen for MED-systemet (se ovenfor) og har mulighed for at bidrage, når hovedudvalget drøfter og fastlægger strategiplanen. 

Medarbejderrepræsentanterne bør særligt tænke på, at de repræsenterer alle kommunens/regionens medarbejdere og ikke kun deres eget område eller deres egen arbejdsplads. Der bør derfor arbejdes med både skriftlig og mundtlig kommunikation, fx i form af intranet, mails, kontaktudvalg og møder for alle næstformænd i kommunens/regionens MED-udvalg (eller både formænd og næstformænd). Se vejledningen til rammeaftalens § 7.