Medarbejderrepræsentanter og andre offentligt ansatte kan ikke pålægges tavshedspligt ud over den, der er fastlagt i lovgivningen. Offentligt ansatte har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som de får kendskab til gennem deres arbejde.

Tavshedspligten følger (navnlig) af forvaltningslovens § 27 og straffelovens § 152 samt persondataloven, og den gælder kun for fortrolige oplysninger. Men tavshedspligten kan også være begrænset i henhold til anden lovgivning eller andre gyldige bestemmelser, som pålægger de ansatte en mere vidtgående tavshedspligt, og på en række områder gælder der specielle regler om tavshedspligt.

En oplysning er fortrolig, når det er nødvendigt at hemmeligholde oplysningen for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det kan fx være oplysninger om private personers sygdomsforløb eller statens økonomiske interesser. Tavshedspligten skal således primært beskytte enkeltpersoner mod, at fortrolige eller følsomme oplysninger om dem bliver givet videre til andre borgere eller myndigheder.

Det er en misforståelse, at tavshedspligt er noget, offentlige ansatte og ledere kan fastlægge fra sag til sag. Hvis en offentlig arbejdsplads fx ved revisionskontrol har fået en påtale for fejl i behandlingen af nogle sager, kan ledelsen og de ansatte ikke beslutte at pålægge hinanden tavshedspligt om kritikken, blot fordi det vil være mere bekvemt. Sådan er det ikke. Tavshedspligten ligger helt fast. Hvis der er tavshedspligt omkring nogle oplysninger, vil det fremgå af de generelle regler i henholdsvis forvaltningsloven, straffeloven eller en anden lov eller gyldig bestemmelse. Tavshedspligten gælder med andre ord kun, hvis den falder inden for rammerne af den ene eller den anden lovgivning. Det betyder, at ingen – hverken ansatte, tillidsrepræsentanter, MED-udvalgsmedlemmer eller chefer – kan beslutte, at bestemte oplysninger skal være omfattet af tavshedspligten. En chef kan altså ikke pludselig melde ud, at nu er der tavshedspligt omkring en sag, eller på anden måde bruge tavshedspligten til at give mundkurv på.

Ansættelsesmyndigheden kan heller ikke ved tjenstlig ordre pålægge den offentligt ansatte tavshedspligt i videre omfang, end hvad der følger af lovgivningen. Det betyder, at ansættelsesmyndigheden ikke kan udstede såkaldte mundkurvscirkulærer, dvs. instrukser, der fx angiver, at der er tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning, som den ansatte kommer i besiddelse af.

Man kan derimod aftale i et MED-udvalg, at noget information skal betragtes som fortroligt, fx i forbindelse med overvejelser om besparelser eller organisationsændringer. Hvis medarbejderrepræsentanterne synes, at det er hensigtsmæssigt at aftale fortrolighed i en konkret sag, er det vigtigt at aftale, hvornår fortroligheden ophører, således at medarbejderrepræsentanterne derefter har mulighed for at drøfte med deres bagland.

Hvis ledelsen giver information i fortrolighed, opfylder den ikke informationspligten, for medarbejderrepræsentanterne har ikke haft mulighed for at drøfte spørgsmålet med deres bagland og dermed at repræsentere medarbejdernes synspunkter i drøftelsen.