Her er inspiration til, hvordan en procedureretningslinje for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold kan se ud. Det er en god idé at tilpasse procedurerne til kommunens/regionens MED-arbejde generelt, så det giver mest mening i forhold til andre opgaver i MED-systemet. Brug eventuelt et årshjul for arbejdet i MED-systemet, når der skal fastlægges en tidsplan for drøftelser i MED-systemet.
Det er Hovedudvalgets opgave at aftale procedureretningslinjerne. De skal være skriftligt udformet, så det er klart for kommunens/regionens medarbejdere, hvad der er aftalt. De kan ikke opsiges, og man kan kun ændre på dem ved at aftale nye retningslinjer.
Nedenfor er også et eksempel på en procedureretningslinje.
MED-rammeaftalens § 8 stk. 3: Der skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
Anbefalinger
- Retningslinjer om procedure for budgetbehandling kan bygges op omkring for- løbet i den kommunale budgetbehandling (budgetårshjulet), så tidsplanen bliver kendt.
- Retningslinjerne kan planlægge budgetbehandlingen i de forskellige sektorer og niveauer.
- Indgå evt. retningslinjer på sektorniveau m.v.
- MED-Hovedudvalget skal kunne fremsætte forslag til budget for MED-området.
- Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet.
- Brug retten til at få beskrevet konsekvenser for arbejds- og personaleforhold af budgettet i henhold til Aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, §5.
Eksempel på en procedureretningslinje for MED-systemets deltagelse i udarbejdelse af kommunens budget
Formål
Formålet med denne retningslinje er at inddrage medarbejderne og give dem indflydelse på tilblivelsen af budgettet på alle niveauer i MED-systemet samt at få inddraget erfaringer fra den daglige praksis i budgetbeslutningsprocesserne.
Medinddragelsen skal give mulighed for at påvirke konsekvenserne af budgettet på arbejds- og personaleniveau samt sikre, at medarbejdernes kommentarer og erfaringer bliver viderebragt til det politiske niveau, så de kan indgå i grundlaget for alle de beslutninger, der bliver truffet.
Retningslinjen tager afsæt i den aktuelle budgetprocedure for kommunen. Retningslinjen tilpasses derfor proceduren i det aktuelle år, således at formålet fortsat tilgodeses.
Rammer for budgetbehandlingen, herunder fastsættelse af en tids- og aktivitetsplan
Hvert år udarbejdes inden 31. januar en tids- og aktivitetsplan (et årshjul), som giver overblik over forløbet gennem resten af året.
En tids- og aktivitetsplan for hvert MED-niveau skal sikre medinddragelse, hvis der i oplægge til budgettet er foreslået, at der skal ske budgetændringer af væsentlig betydning for det pågældende niveau.
Generelt gælder, at budgetlægning og budgetændringer i løbet af året, som vurderes til at have betydning for arbejds- og personalemæssige forhold, skal drøftes i MED-systemet på alle relevante niveauer, sådan at medarbejdernes synspunkter kan indgå i beslutningsgrundlaget.
I den forbindelse påhviler det ledelsen at redegøre for hvilke personalegrupper, der vil blive påvirket af forslagene, herunder hvilke af disse personalegrupper, der eventuelt ikke normalt er repræsenteret i det relevante MED-udvalg.
Med drøftelse menes, at der skal være tale om en egentlig forhandling, hvor parterne forsøger at opnå enighed om spørgsmålet. Kan man ikke opnå enighed, kan medarbejderrepræsentanterne udarbejde et selvstændigt høringssvar til det aktuelle oplæg.
Hovedudvalget drøfter budgetproceduren for det aktuelle år forinden fastlæggelsen samt eventuelle ændringer i denne i løbet af året med henblik på at sikre overensstemmelse mellem kommunens budgetprocedure og denne retningslinje for inddragelse.
Hovedudvalget fastlægger herefter en tids- og aktivitetsplan for sin deltagelse i den aktuelle budgetprocedure.
Fastlæggelsen af budgetproceduren og ændringer i denne skal tilsvarende drøftes på alle de øvrige niveauer i MED for tilsvarende at fastsætte tids- og aktivitetsplan for deltagelsen i budgetproceduren på det pågældende niveau.
Minimumskrav til aktuelle tids- og aktivitetsplaner Uanset det aktuelle års tids- og aktivitetsplan skal denne som minimum indeholde følgende aktiviteter og møder:
- En møde- og kalenderplan med præcise tidsfrister, der sikrer, at oplæg, for- slag og andet materiale fremlægges i så god tid inden møderne, så medarbejderrepræsentanterne har tid og mulighed for at konsultere deres bagland. Medmindre der er helt særlige årsager til at fravige det, skal oplæg fremsendes senest 14 dage før møderne.
- Hovedudvalget drøfter økonomiudvalgets forslag til det samlede budgetforslag inden byrådets førstebehandling af dette.
- Hvis der forventes væsentlige ændringer, der berører medarbejdernes forhold i budgetforslaget mellem 1. og 2. behandling, skal disse drøftes i Hovedudvalget.
- MED-udvalgene på fagudvalgs- og forvaltningsniveau inddrages i drøftelserne af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold på det tidspunkt, hvor ledelsen på det pågældende niveau behandler budgettet, og inden det præsenteres for fagudvalgene.
- Der skal ske inddragelse på institutionsniveau, således at medarbejdernes bemærkninger og evt. forslag til budgettet for arbejds- og personaleforhold på arbejdspladsniveauer kan vedlægges den videre behandling af budgettet.
- Bemærkninger fra fagudvalgs-, forvaltnings- eller institutionsniveau indsendes desuden skriftligt til Hovedudvalget. Hvis medarbejderne ikke ønsker at afgive bemærkninger eller forslag til budgettet, skal dette ligeledes fremgå skriftligt.
- Hovedudvalget deltager i byrådets budgetseminar/ evt. flere. Hvis der til dette tidspunkt er fremkommet skriftlige bemærkninger/forslag fra medarbejderne til budgettet, indgår disse i drøftelserne.
- Ledelsen skal til budgettet udarbejde noter til alle budgetforslag, som har konsekvens for arbejds- og personaleforhold. Ligeledes skal der på alle niveauer redegøres fra ledelsens side for alle de konsekvenser, som de enkelte dele i budgettet måtte have for arbejds- og personalemæssige forhold, herunder for hvilke personalegrupper, der vil blive berørt af ændringerne, jf. stk. 2.
- Hovedudvalget fremsætter forslag til eget budget til Borgmesterkontoret.
- Sikkerhedsudvalgene fremsætter forslag til investeringer i henhold til APV til forvaltningerne
- Det endeligt vedtagne budget distribueres i hovedtal til Hovedudvalget og MED-udvalgene på fagudvalgs og forvaltningsniveau til orientering.
- Udmøntningen af budgettet på alle niveauer af kommunen skal følges af MED-systemet gennem information og eventuel drøftelse i henhold til retningslinjer for behandling af omstilling m.v.
- Budgetændringer og tilpasninger i løbet af året skal ligeledes behandles i MED-systemet. Særligt skal det relevante MED-udvalg drøfte eventuelle konsekvenser for medarbejderne.
Evaluering og ændring
Ændringer i denne procedureretningslinje for budgetbehandling drøftes i hovedudvalget samt på alle øvrige niveauer i MED-systemet med henblik på aftale om ny procedure i hovedudvalget.
Retningslinjen er gældende indtil parterne er enige om ændringer heraf, jf. MED- rammeaftalens §8, stk.8. (Dato og underskrifter)
Eksempel på en tidsplan for budgetbehandlingen for socialudvalgets område.