Alle arbejdspladser skal lave en arbejdspladsvurdering (APV). APV’en skal ajourføres, når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., som har betydning for arbejdsmiljøet, dog senest hvert tredje år.
APV’en skal både kortlægge, beskrive, vurdere og prioritere arbejdsmiljøproblemer. Den skal indeholde en handlingsplan for, hvordan problemerne løses, hvem der løser dem og hvornår. Og handlingsplanen skal gennemføres, evalueres og løbende justeres.
På mange arbejdspladser går APV’en i stå efter handlingsplanen er udarbejdet for eksempel fordi, der ikke er ressourcer nok. Eller fordi man ikke har lagt en ordentlig plan for, hvilke ændringer man vil foretage, hvem der skal gennemføre dem og med hvilke tidsfrister. Eller fordi man ikke har fået beskrevet og vurderet problemerne grundigt nok, og derfor ikke har fået de rigtige handlinger med i handlingsplanen. Nogle steder bliver handlingsplanen aldrig omfattende nok til, at planen kan være den samlende ramme for arbejdsmiljøarbejdet.
Handlingsplanen er APV’ens kerne og det helt centrale værktøj i en god APV. En god handlingsplan er nødvendig, hvis APV’en skal blive en succes. Derfor er det en god ide, hvis både centrale og lokale MED-udvalg forud for APV’en fastlægger retningslinjer for handlingsplanen: Hvordan den skal udarbejdes? Hvordan den bliver forankret på arbejdspladsen? Og hvordan man følger op på den?
MED’s forpligtelser
Aftale om trivsel og sundhed forpligter lokale MED-udvalg til at aftale retningslinjer for udarbejdelse af handlingsplaner, hvis der konstateres problemer i APV’en.
Arbejdsmiljølovgivningen sætter krav om, at arbejdsmiljøorganisationen (MED-udvalget) er inddraget i hele APV-processen, herunder planlægningen. For at sikre dette kan det være en god ide, at arbejdsmiljørepræsentanterne underskriver APV-handlingen som dokumentation for, at de har deltaget.
Hvem har ansvaret?
I det moderne arbejdsliv er det vigtigt at alle – både ledelse og medarbejdere
– medvirker til at skabe et godt og sundt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøarbejdet
skal derfor foregå i et samarbejde mellem politikere, ledelse og medarbejdere. Arbejdsmiljøorganisationen
(MED-udvalget) skal som sagt inddrages i hele processen. Derudover er det
afgørende, at de øvrige medarbejdere inddrages i både kortlægningen af
problemer og i at komme med forslag til løsninger.
Men det er arbejdsgiveren (og kun arbejdsgiveren), der har ansvaret for, at arbejdsforholdende er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Arbejdsgiveren har også ansvaret for, at APV’en bliver gennemført. Det er ikke MED-udvalgets opgave. Hvis det er de lokale arbejdsmiljørepræsentanter, der skal lave APV’en, skal det konkret aftales, fordi det så er en opgave, der skal løses for arbejdsgiveren.
Derfor er det vigtigt, at MED fra start forholder sig til, hvem der skal løse opgaven, og hvor mange ressourcer, der skal være til arbejdet, herunder hvilke muligheder der er for at trække på ekstern ekspertise.
Både MED-hovedudvalg og lokale MED-udvalg kan udarbejde retningslinjer for APV’en. Hovedudvalget vil typisk fastlægge de overordnede rammer for arbejdsmiljøindsatsen på områder, hvor man vurderer, der skal være én standard for alle. De lokale MED-udvalg vedtager, hvad man gør i praksis. Hvis MED-hovedudvalget for eksempel har vedtaget, at alle arbejdspladser skal have adgang til at bruge en intern arbejdsmiljøkonsulent 10 timer årligt, kan det lokale udvalg beslutte, at man bruger konsulenten til forebyggende tiltag, opfølgning og evaluering snarere end kortlægningen af arbejdsmiljøet.
Krav til APV-handlingsplaner
Der er følgende lovmæssige krav til APV-handlingsplaner:
- Når arbejdsmiljøorganisationen skal inddrages i alle dele af APV’en, skal den selvfølgelig også være med til at udarbejde og følge op på handlingsplaner.
- Hvis arbejdspladsen ikke har tilstrækkelig indsigt til at gennemføre APV’en, skal den hente hjælp fra eksterne rådgivere. Arbejdsmiljøorganisationen skal høres, inden arbejdspladsen henvender sig for at få hjælp.
- Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de problemer, man fandt ved kortlægningen af arbejdsmiljøet.
- Handlingsplanen skal være skriftlig, men der er ingen krav til hvordan planen ellers skal se ud.
- Hvis APV’en viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, der rummer en akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, skal arbejdspladsen umiddelbart træffe foranstaltninger, der fjerner faren elle reducerer den til et acceptabelt niveau. Det skal fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis. Det skal også fremgå, hvornår og hvordan det afgøres, om de valgte løsninger virker, og om handlingsplanen skal revideres.
- Arbejdspladsen skal vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der påvirker sygefraværet negativt med henblik på at ændre dem. Men der stilles ikke krav til, hvordan sygefraværet inddrages i APV-processen. Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APV’en.
- APV-arbejdet skal foregå løbende: APV’en, herunder handlingsplanen skal revideres, hvis arbejdsmiljøet ændrer sig, fx i forbindelse med, at der indføres ny teknologi, organisationsforandringer eller nye arbejdsgange. Dog minimum hvert 3. år.
Figuren her viser de forskellige faser i APV’en:
Hvad kan en retningslinje for APV-handlingsplaner indeholde?
Før I tager stilling til, hvad en retningslinje konkret skal indeholde, bør I drøfte en række mere strategiske spørgsmål:
Hvorfor skal I have en retningslinje for arbejdet med APV-handlingsplaner? Hvilken forskel skal retningslinjen gøre?
Hvilke ressourcer er der behov for til den praktiske gennemførelse af APV’en – fra planlægning til udarbejdelse af handleplan?
Hvem skal gennemføre APV’en, og hvor meget tid skal de have til arbejdet? Er der brug for en projektleder, ekstern bistand eller uddannelse af tillidsvalgte og ledere i arbejdsmiljøorganisationen i arbejdspladsvurdering? Vær opmærksom på, at arbejdspladsen ifølge loven skal indhente bistand fra særlige sagkyndige, hvis den ikke selv har indsigt til at udarbejde APV eller til at løse eller fjerne et arbejdsmiljøproblem.
Er der enheder eller arbejdsfunktioner, som trænger til et særligt fokus?
Der kan være tendens til, at medarbejdergrupper med kerneopgaver er mest i fokus, mens andre – ofte få personer – bliver ”overset”.
Skal APV kortlægningen være anonym?
Det er lettere at sige sin ærlige mening om arbejdsmiljøet, hvis undersøgelsen er anonym. Især hvis der er lav tillid mellem medarbejderne og medarbejderne og ledelsen, vil mange vælge ’fred frem for den konflikt’, man frygter åbne svar vil lede til. Det er samtidig oftest arbejdspladser med lav tillid, som har det dårligste arbejdsmiljø. En mulighed er også at arbejdspladsen kan udpege en uvildig tredje person, som får adgang til de åbne resultater og kan reagere på dem.
Hvilken proces skal følge efter kortlægningen?
Især når det handler om psykisk arbejdsmiljø, er det svært at vide, hvad problemerne bunder i, og hvad årsagerne er, på baggrund af en skriftlig kortlægning. Derfor er det ofte en god idé at planlægge en dialogproces, hvor medarbejdere og ledelse åbent drøfter resultaterne, og hvad de betyder.
Hænger APV’en sammen med arbejdspladsens andre aktiviteter?
Ikke alene i forhold til særlige indsatser som trivsels-, klima-, sygefraværsprojekter, men også i forhold til omstillingsprojekter. I skal også lave APV (”ajourføre APV’en”), når arbejdspladsen planlægger ændringer i arbejdsprocesser, indkøb af ny teknologi og ændringer i lokaleforhold.
Hvordan sikrer I, at APV’en forholder sig til sygefraværet
I skal i APV’en vurdere, om der er sygefravær, som er arbejdsrelateret. Er det tilfældet, skal I have det med i jeres handlingsplan. MED skal derfor drøfte, hvordan I inddrager sygefraværet og finder ud af, om der er arbejdsrelateret sygefravær på arbejdspladserne. Det kan fx gøres ved i kortlægningen at spørge kollegerne, om de har været sygemeldt pga. arbejdet inden for de sidste 6 måneder.
Hvordan bliver APV’en arbejdspladsens ’arbejdsmiljøgrundlov’?
MED skal drøfte, hvordan handlingsplanen opfanger alle arbejdspladsens arbejdsmiljøproblemer, og hvordan man ændrer planen, hvis der sker arbejdsskader, hvis arbejdspladsen får et påbud fra Arbejdstilsynet, hvis der sker forandringer som har betydning for arbejdsmiljøet, eller hvis der aftales særlige indsatser om for eksempel trivsel eller stress.”
Hvordan sikrer man, at handlingsplanen bliver forelagt for arbejdsgiveren?
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at arbejdet udføres og planlægges, så det er fuldt forsvarligt for medarbejdernes sikkerhed og sundhed. For at være sikker på, at arbejdsgiveren har fuld information om skadelige belastninger, som ikke kan løses på arbejdspladsen, skal vedkommende se handlingsplanen. I kommuner og regioner er arbejdsgiveren borgmesteren, sekunderet af kommunaldirektøren.
Hvilke principper skal fastlægges på henholdsvis centralt, sektor- og lokalt niveau?
Det er op til den enkelte kommune/region at lægge snittet mellem MED-hovedudvalg, MED-områdeudvalg og lokale MED-udvalg.
Hvordan bliver handlingsplanen forankret på arbejdspladsen?
Arbejdet med APV’en skal foregå løbende, men kan nemt blive ”en fest for de indviede” i MED-udvalget. Retningslinjerne kan være med til at sørge for, at planen bliver et ’levende dokument’, som hives ned fra hylderne, så alle kan følge med i, hvordan det går med arbejdsmiljøet. Planen kan for eksempel være et fast punkt på personalemøderne. Man kan også uddelegere ansvaret for at gennemføre handlingsplanen bredt på arbejdspladsen. Erfaring viser nemlig, at APV-arbejdet nemt ”taber pusten” undervejs, hvis medarbejderne kun er med under kortlægningen.
Arbejdet med at forankre APVen og skabe ejerskab blandt medarbejdere og ledere er så centralt, at retningslinjen bør forholde sig helt konkret til kommunikation og information. Man kan også overveje at lave en selvstændig retningslinje om kommunikation.
Hvordan sikrer man, at handlingsplanen håndterer ”svære” problemer?
APV har ofte mest fokus på problemer, som kan løses her og nu med praktiske foranstaltninger, fx et nyt hjælpemiddel. Men det er vigtigt, at handlingsplanen også har et bud på, hvordan arbejdspladsen kan løse dybdegående problemer. Det kan være arbejdsrelateret stress, som man måske har kendt til i årevis, men ikke ved, hvordan man skal komme til livs. Fx kan hjemmehjælperen opleve, at arbejdspresset er for stort, men at der ikke er midler til at ansætte flere medarbejdere. Problemet kan måske dæmpes ved nye arbejdsmetoder, ny mødestruktur eller bedre brug af pauser. En måde at arbejde med disse problemer på er, at inddrage rådgivning (enten internt fra kommunen eller ekstern), som arbejdsmiljølovgivningen også siger, I skal, når I ikke selv kan løse et arbejdsmiljøproblem.
Hvis arbejdspladsen skal finde nye løsninger kræver det, at medarbejderne inddrages, at der er afsættes tid til at arbejde kreativt og muligvis også inspiration udefra. Retningslinjerne sætter betingelserne for forløbet. De kan netop lægge en realistisk tidsplan og et fornuftigt program for, hvordan medarbejderne og konsulenter inddrages.
Kom godt i gang med retningslinjen for APV-handlingsplaner
Ud over de vigtige strategiske overvejelser bør MED overveje, hvordan nedenstående tre faser arbejdet med handlingsplanen skal tilrettelægges. Følgende spørgsmål kan inspirere til dialog:
FASE 1: Fastlægge og prioritere handlingsplanens problemer og de løsninger, I vil arbejde med – samt fastlægge tidsfrister og fordele ansvar
Lokalt kan en retningslinje fastlægge følgende:
- Hvordan skal handlingsplanen se ud? Hvor detaljeret skal planen være? Og skal der fx være krav om, at sproget er letforståeligt?
- Hvem skal prioritere arbejdsmiljøproblemerne og udvælge løsninger? Hvordan involverer I medarbejderne?
- Hvilke metoder bruger I til at finde løsninger på arbejdsmiljøproblemerne? Skal man fx bruge forskellige metoder til at finde løsninger på problemer med det psykiske arbejdsmiljø sammenlignet med ergonomiske og fysiske problemer?
- Hvem skal gennemføre handlingsplanen? Og skal det foregå efter bestemte principper, fx at medarbejderrepræsentanter og ledere så vidt muligt deler ansvaret?
MED-hovedudvalget kan tage stilling til:
- Om arbejdsmiljøproblemer skal prioriteres på en bestemt måde, fx ud fra risikostørrelse eller antallet af medarbejdere, der påvirkes af problemet.
- Om der skal være bestemte tidsfrister for forskellige typer problemer, fx at særligt akutte problemer løses inden for et bestemt antal uger.
FASE 2: Gennemføre handlingsplanen
En lokal retningslinje for APV-handlingsplaner kan bl.a. fastlægge, hvordan de
ansvarshavende skal samarbejde med medarbejdere og ledere, når de gennemfører
løsningsforslagene. Man kan også overveje, hvad der skal gøres, hvis
handlingsplanens løsninger ikke bliver gennemført tilfredsstillende. Og man kan
overveje, hvordan de enkelte arbejdspladser kan få hjælp til at gennemføre
handlingsplanen.
FASE 3: Opfølgning og ajourføring
Opfølgningen skal vise, om handlingsplanen virkede efter hensigten. Løste den
helt eller delvist de problemer APV’en pegede på? Er de problemer,
handlingsplanen pegede på, stadig relevante? Og er der kommet nye
arbejdsmiljøproblemer til, fx fordi arbejdspladsen skal igennem en
omstillingsproces, eller der er kommet nye arbejdsværktøjer?
De lokale retningslinjer for APV-handlingsplaner kan fastlægge, hvordan man helt praktisk følger op:
- Hvor ofte følger I op? På bestemte tidspunkter i løbet af året, eller under bestemte omstændigheder, fx hvis implementeringen af nogle af løsningsforslagene ikke går som forventet?
- Hvem deltager i opfølgningen? Hele arbejdspladsen, kun MED-udvalget eller alene formand/næstformand? Følger I selv op, bruger I eksperter udefra eller begge dele?
- Hvilke metoder skal I bruge til at evaluere handlingsplanen? Dialog, spørgeskema, interviews, registrering af hændelser?
- Hvem ajourfører handlingsplanen?
APV’en bør være den samlende ramme for arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde. Handlingsplanen skal være det dokument, man styrer sin arbejdsmiljøindsats efter. Både lokale og centrale MED-udvalg bør derfor lave en bred evaluering af indsatsen:
- Opfangede kortlægningen, beskrivelsen og handlingsplanen alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer?
- Blev handlingsplanen løbende justeret, når der skete ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder?
- Blev arbejdsskadesanmeldelser, påbud fra Arbejdstilsynet og særlige indsatser fx trivsel, stress eller mobning indarbejdet i planen?
- Var der tale om en god proces, der inddrog MED-udvalgene, arbejdsmiljørepræsentanterne og de øvrige medarbejdere på de rigtige tidspunkter og i et nødvendigt omfang?
Sidst men ikke mindst bør både lokalt og centralt fastlagte retningslinjer fastslå, hvordan man evaluerer selve retningslinjerne. Lever de op til formålet? Styrker de arbejdsmiljøarbejdet? Er for specifikke eller for løse? Og inddrages medarbejderne tilstrækkeligt eller måske for ofte?
Mere information:
- Arbejdstilsynets hjemmeside. Se særligt AT-vejledningen om arbejdspladsvurdering.
- Branchearbejdsmiljørådenes hjemmeside.
- PUF – håndbogen: Arbejdsmiljø i kommuner og regioner.